VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi)

Verbis nedir?

Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, kişisel veri işlemeye başlamadan önce VERBİS’e kayıt olma zorunluluğu getirildi.

Bu sayede, ilgili gerçek ve tüzel kişiler, veri işleme faaliyetleriyle ilgili bilgileri kategori bazında VERBİS sistemine beyan etmek mecburiyetindedir. VERBİS sistemi ile, gerçek ve tüzel kişilerin veri sorumlularının kim veya kimler olduğu açıklanır ve kişisel verilerin korunması hakkında nasıl bir sistem, yol yöntem izleyeceklerini sisteme tanımlanarak kayıt olmuş olur.

Verbis Kayıt Zorunluluğu Hakkında

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 16. Maddesine göre VERBİS’e (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine) kayıt zorunludur. Kanun, Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan VERBİS sistemine gerçek veya tüzel kişilerin veri işleme faaliyetine başlamadan önce kayıt zorunluluğu getirerek kanun altına almıştır.

Zorunlu şartların neler olduğu ayrıca KVKK’da ve Veri Sorumluları Hakkında Yönetmelik’te açıkca belirlenmiştir. Bu yönetmelikte belirtilen istisnalar dışında gerçek ve tüzel kişilerin usule uygun biçimde eksiksiz olarak sisteme kayıtlarını yapmaları zorunlu hale getirilmiştir.

Verbis Kayıt Süresi

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre, kanun yürürlüğe girdiği tarihten itibaren, gerçek veya tüzel kişilere VERBİS sistemine kayıt ve bildirim yapmaları için bir süre belirlenmiştir. Bu süre içinde veri sorumlularının ve hazırlanan envanterlerin tam olarak sisteme kaydedilmesi gerekmektedir.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun 27 Aralık 2019 tarihinde aldığı karar gereği, gerçek veya tüzel kişilerin VERBİS kayıt ve envanterler hazırlama süreleri 6698 sayılı Kanunun Geçici-1. maddesine göre uzatılmıştır. Karara göre aşağıdaki tarihlere kadar kayıt yapılması zorunludur.

• Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 30.06.2020 tarihine,
• Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 30.06.2020 tarihine,
• Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek veya tüzel kişi sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 30.09.2020 tarihine,
• Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 31.12.2020 tarihine,

kadar kayıt yaptırmaları gerekmektedir.

Verbis Cezaları, Yaptırımları

KVKK hükümleri gereğince, VERBİS sistemine kayıt zorunluluğu bulunmaktadır. Kanun’un 18’inci maddesinin birinci fıkrasının ç bendinde kanunun getirdiği yükümlülükleri yerine getirmeyenlere 20.000 TL’den 1.000.000 TL’ye kadar idari para cezası verileceği kesin hükmedilmiştir.

Kanu’nun aynı maddesinin üçüncü fıkrası gereği yükümlülüğü yerine getirmeyen kamu kurum ve kuruluşu ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşu olması halinde görev yapan memurlar ve diğer kamu görevlileri ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarında görev yapanlar hakkında da disiplin hükümlerine göre işlem yapılır ve işlemin sonucu ve yaptırım Kurul’a bildirilir hükmü yeralmaktadır.

Yönetmeliğin 8’inci maddesi gereği kayıt yükümlülüğü altında bulunan veri sorumluları, herhangi bir fiili, teknik ya da hukuki imkânsızlık nedeniyle kayıt yükümlülüklerini yerine getirememesi halinde ilgili kişilere bazı kolaylıklar getirmiştir. Buna göre bu imkânsızlığın ortaya çıktığı tarihten itibaren en geç 7 iş günü içerisinde Kuruma yazılı olarak başvurması gerekiyor ve bu başvuruda belirtilen imkansızlığın gerekçesi belirtilerek Kurum’dan ek süre talep edilebilir. Kurum, bir defaya mahsus olmak ve her halde otuz günü geçmemek üzere gerçek ve tüzel kişiye ek süre verebilir.

Yaptırımlar sadece maddi cezalarla sınırlı değil. TCK 138/2’ye göre hapis cezası da bulunuyor. Kişisel verileri yok etmeme suçunun konusu Ceza Muhakemesi Kanunu hükümlerine göre ortadan kaldırılması ya da yok edilmesi gereken bir veri ise, verilecek ceza bir kat arttırılır. Suçun cezası 2 yıldan 4 yıla kadar hapis cezası olur.

Verbis Yönetmelik, Mevzuat

Bu yönetmelikte, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek ve tüzel kişileri kapsar ve kişisel verilerin işleme amaçlarını ve araçlarını belirler.

24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununca Kurulun gözetiminde, Başkanlık tarafından kamuya açık olarak tutulacak olan Veri Sorumluları Sicilinin oluşturulması amacı ile 1/1/2018 tarihinde “Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik” yayınlanmıştır. Bu yönetmelik Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) yapılması öngörülen kayıtlara ilişkin usul ve esasları belirlemiş ve uygulanma esaslarını düzenlemiştir.

1/1/2018 tarihinde yayınlanan “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik” yayınlanmıştır. Bu Yönetmelikle de, tamamen ya da kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esaslar ile düzenlenmiştir.

Verbis Veri Sorumlusu

6698 Sayısı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre veri sorumlusu kimdir ?

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi ‘ne göre kişisel verilerin işlenme amacını ve yöntemini belirleyen, yani işleme faaliyetinin neden ve nasıl yapılacağı sorularının yanıtlarını verecek olan gerçek veya tüzel kişi veya kişilerdir.

Tüzel kişiler, kişisel verileri işleme hususunda tüm gerçekleştirdiği faaliyetlerde bizzat kendileri “veri sorumlusu” dur, ilgili düzenlemeler ile belirtilen hukuki sorumluluk tüzel kişinin şahsında doğar. Bu konuda kamu hukuku tüzel kişileri ve özel hukuk tüzel kişileri bakımından bir farklılık yoktur.

Verbis Kayıt Nasıl Yapılır?

Kişisel Verileri Koruma Kanunu (KVKK) ile Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik (VERBİS) gerçek ve tüzel kişilerin sicil kaydının nasıl yapılacağını uygulama olarak düzenlemiştir.

Kişisel Verileri Koruma Kurumunun (KVKK) resmi internet sitesi www.kvkk.gov.tr üzerinden giriş yapılır. Ekrana gelen sayfada yer alan VERBİS butonuna tıklanarak ilgili alanlar doldurulur ve VERBİS’e kayıt olunur.

İlgili alanlar doldurularak ve PDF formatında başvuru formu sistemden oluşturulması gerekmektedir. Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı belge şeklinde KVKK Kurumu’nun posta adresine PTT posta yoluyla iletilir veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden PDF formatındaki dosya eklenerek Kurum’un KEP adresine iletilmesi gerekmektedir. Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine veya ilgili kargo adresinize “kullanıcı adı” ve “parola” gönderilir.

Veri sorumlusu temsilcisi tarafından “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapıldıktan sonra, Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. Veri sorumlusu temsilcisi, irtibat kişisi olarak veri sorumlusu temsilcisi bünyesinde çalışan bir kişiyi atayabileceği gibi bünyesi dışında bir kişiyi de atayabilir.

Verbis’e Kimlerin Kayıt Olması Gerekiyor, Kimleri Kapsıyor?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre, kişisel verileri tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işleyen tüm gerçek ve tüzel kişiler VERBİS sistemine kayıt olmakla yükümlüdür.

Kanunda belirtilen tüm şirketler, kanunun yayınlanma tarihinden önce işlemiş oldukları tüm kişisel verileri de, 7 Nisan 2018 tarihi itibariyle kanuna uygun hale getirmek mecburiyetindedir.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 16’ncı maddesinde, “Veri Sorumluları Siciline” kayıt zorunluluğuna bazı istisnalar getirilmiştir.

Buna göre;

• Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler
• Noterler
• Siyasi partiler
• Avukatlar
• Gümrük müşavirleri
• Arabulucular
• Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler
• Dernekler, vakıflardan ve sendikalardan yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyenler
• Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar

VERBİS’e kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmuştur.

VERBİS Kaydı Yaparken Hangi Bilgiler İsteniyor?

Kişisel Verileri Koruma Kanunu ve “Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi” için gerekli gerçek ve tüzel kişilerden istenen bilgiler aşağıdaki gibidir.

• Veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri,
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
• Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,
• Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar,
• Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler,
• Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,
• Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre.

Verbis Veri Kategorileri Neler?

Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’te “Veri Kategorileri” olarak belirlenmiştir. Kanunda belirtilen Gerçek ve tüzel kişiler bu verileri kategorilerine göre sicil kayıtlarını ve envanter bilgilerini oluşturmakla yükümlü kılınmıştır.

Bu veri kategorileri şu şekilde belirlenmiştir.

• Kimlik (ad soyad, anne -baba adı, anne kızlık soyadı, doğum tarihi, doğum yeri, medeni hali, nüfus cüzdanı seri sıra no, TC kimlik no)
• İletişim (adres no, e-posta adresi, iletişim adresi, kayıtlı elektronik posta adresi (KEP), telefon no)
• Lokasyon (bulunduğu yerin konum bilgileri)
• Özlük (bordro bilgileri, disiplin soruşturması, performans değerlendirme raporları, işe giriş-çıkış belgesi kayıtları, mal bildirimi bilgileri, özgeçmiş bilgileri)

• Hukuki İşlem (adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler)
• Müşteri İşlem (çağrı merkezi kayıtları, fatura, senet, çek bilgileri, gişe dekontlarındaki bilgiler, sipariş bilgisi, talep bilgisi)
• Fiziksel Mekân Güvenliği (çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, kamera kayıtları)
• İşlem Güvenliği (IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri)
• Risk Yönetimi (ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler)
• Finans (bilanço bilgileri, finansal performans bilgileri, kredi ve risk bilgileri, malvarlığı bilgileri)
• Mesleki Deneyim (diploma bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, transkript bilgileri)
• Pazarlama (alışveriş geçmişi bilgileri, anket, çerez kayıtları, kampanya çalışmasıyla elde edilen bilgiler)
• Görsel ve İşitsel Kayıtlar (görsel ve işitsel kayıtlar)
• Irk ve Etnik Köken (ırk ve etnik kökeni bilgileri)
• Siyasi Düşünce Bilgileri (siyasi düşüncesini belirten bilgiler, siyasi parti üyeliği bilgisi)
• Felsefi İnanç, Din, Mezhep ve Diğer İnançlar (dini aidiyetine ilişkin bilgiler, felsefi inancına ilişkin bilgiler, mezhep aidiyetine ilişkin bilgiler, diğer inançlarına ilişkin bilgiler)
• Kılık ve Kıyafet (kılık ve kıyafete ilişkin bilgiler)
• Dernek Üyeliği (dernek üyeliği bilgileri)
• Vakıf Üyeliği (vakıf üyeliği bilgileri)
• Sendika Üyeliği (sendika üyeliği bilgileri)
• Sağlık Bilgileri (engellilik durumuna ait bilgiler, kan grubu bilgisi, kişisel sağlık bilgileri, kullanılan cihaz ve protez bilgileri)
• Cinsel Hayat (cinsel hayata ilişkin bilgiler)
• Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri (ceza mahkûmiyetine ilişkin bilgiler, güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler)
• Biyometrik Veri (avuç içi bilgileri, parmak izi bilgileri, retina taraması bilgileri, yüz tanıma bilgileri)
• Genetik Veri (genetik veriler)
• Diğer Bilgiler (kullanıcı tarafından belirlenecek veri türleri)

Verbis Sicil Sorgulama Nasıl Yapılır ?

Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nda belirtilen çerçevede gerçek kişi ve tüzel kişiler Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) kayıt yaptırmak zorundadır.

KVKK Kurumu resmi web sitesi üzerindeki “Sicil Sorgulama” butonu, veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğü kapsamında VERBİS’e girmiş oldukları bilgilerin kategori bazında tüm ilgili kişilerce görüntülenebileceği bölümden oluşmaktadır.

Web sitesi üzerinden gerçek kişi ve tüzel kişilerin topladıkları kişisel verileri ne amaçla, ne kadar süreyle tuttuklarını, kimlerle paylaştıklarını, yurt dışına gönderip göndermediklerini, kişisel veri toplarken aldıkları güvenlik önlemlerini öğrenebilirsiniz. VERBİS sicil sorgulama için şu adresi ziyaret edebilirsiniz. (https://verbis.kvkk.gov.tr/Query/Search)

VERBİS KAYIT İŞLEMLERİ

VERBİS’e giriş için, öncelikle veri sorumlusunun teyidinin yapılması gerekmektedir. Bunun için de kişisel verilerin korunması alanında veri sorumlusu adına imzaya yetkili olanların veri sorumlusunu tanıtan standart bir başvuru formu düzenlenerek kurumumuza gönderimi sağlanacaktır. Bu kapsamda öncelikle VERBİS Anasayfada bulunan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonuna tıklanarak giriş yapılır.

YURTİÇİNDE YERLEŞİK TÜZEL/GERÇEK KİŞİ BİLGİ FORMU DÜZENLEME

7.1. Yurtiçinde Yerleşik Gerçek Kişi Veri Sorumlusu İçin Bilgi Formu Düzenleme: Veri sorumlusu bir gerçek kişi ise öncelikle; “Veri Sorumlusunun VKN/TCKN” alanında, veri sorumlusunun TC kimlik Numarası veya varsa vergi kimlik numarası manuel olarak yazılır.

Eğer TC Kimlik Numarası yazılmışsa vergi dairesi alanından seçim yapılmadan, diğer alanda sorulmuş olan dört işlem bilgisinin cevaplanması ve “Unvanı / Adı Getir” butonuna tıklanması akabinde arka planda Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü (MERNİS) sistemine bağlanılır.

Eğer Vergi Kimlik Numarası yazılmışsa vergi dairesi alanından doğru vergi dairesinin seçilmesi, diğer alanda sorulmuş olan dört işlem bilgisinin cevaplanması ve “Unvanı / Adı Getir” butonuna tıklanması akabinde arka planda Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine bağlanılır.

Girişi yapılan bilgilerde bir hata veya eksiklik yoksa “Başarılı” şeklinde bir pop-up ekran notu gelmesi akabinde “Veri Sorumlusunun Unvanı” alanına MERNİS’ten veya Gelir İdaresi Başkanlığı sisteminden otomatik olarak ad / unvan bilgisi getirilir.

VERBİS Girişinde genelde yapılan hataları önlemek için aşağıdaki şekilde bir uyarı ekranı gelmektedir.

Veri Sorumlusu, kurumun bizzatihi tüzel kişiliğidir. Bu nedenle, tüzel kişiliğe ait, Vergi Numarası ve Vergi Dairesi girildiğinde Unvanı otomatik sorgulanarak getirilmektedir. Bu bilgiler doğru girildiğinde, ekrana başarılı şekilde unvan bilgisinin getirildiği mesajı çıkacaktır.

Bu formda önemli bir işlem adres numarası alırken yaşanmaktadır. Adres numarasını bilmiyorsanız https://adres.nvi.gov.tr/VatandasIslemleri/AdresSorgu linkini kullanmak suretiyle öğrenebilirsiniz.

Veri sorumlusunun adres numarası biliniyorsa bu 10 haneli adres numarası, “Veri Sorumlusunun Adres Numarası” kutucuğuna yazılır.

Burada girişi yapılan e-posta adresinin, kurumsal elektronik posta adresi olması önerilmektedir. Zira bundan sonraki tüm sisteme girişlerde kullanılacak “kullanıcı adı” ve “parola” ile VERBİS’e ait tüm bilgilendirmeler de bu adres aracılığıyla yapılacaktır.

Telefon numarası alanına GSM veya sabit hat numarası girilebilecektir. Ancak elektronik posta gönderiminde herhangi bir sorun yaşanması ihtimali göz önüne alınarak Kurumumuzca SMS gönderilebilmesi için GSM numarası yazılması önerilmektedir.